Club de Golf del Uruguay, de los pedidos en el aire a la trazabilidad total

Antes de OptiTask los pedidos llegaban por boca a boca, por mail, por WhatsApp o de pasada. Te veo y te pido algo. Los trabajos se hacían, pero los pedidos quedaban en el aire y organizar el día era muy difícil.

Al intendente le pasaba algo raro. El club funcionaba, pero no podía ver exactamente cómo, ni dónde se gastaban los materiales. Para saber qué se había hecho tenía que buscar en mails, en WhatsApp y en papeles.

Se cargó la estructura del club en áreas y subáreas, se pusieron los QR y se programaron las tareas periódicas de campo y de instalaciones con responsable y recordatorio.

El arranque fue por mantenimiento, con la gente que está más cerca del día a día. En unas semanas ya lo estaban usando todos y después se fue expandiendo al resto del club.

Hoy son todas las áreas reportando todo el tiempo, porque el club no duerme. Cada área manda su pedido, mantenimiento lo recibe, lo evalúa y lo toma, y del otro lado ya saben que alguien le está haciendo seguimiento.

Ya no es alguien diciendo “lo hice”. Ahora se puede ver. Cada pedido queda con fecha, foto e historial, y a la comisión directiva se le puede mostrar el día a día con un seguimiento que queda guardado y no en la memoria de una persona. Se dieron cuenta de que funcionaba cuando ya nadie mandaba mails ni WhatsApp ni pedía las cosas de palabra.