Club Biguá, de la información dispersa a los tickets con trazabilidad

Biguá funciona de 6 de la mañana a 11 de la noche, de lunes a domingo, con más de ocho deportes federados y 360 funcionarios. A esa escala, cada área había armado su propia forma de trabajar. La información estaba dispersa y los procesos se organizaban distinto según quién los llevara.

Ninguna área trabajaba mal. El problema era que ninguna podía ver a la otra. Cuando un pedido pasaba de un sector a otro, no había forma de saber si estaba atendido, quién lo había tomado ni cuánto había demorado.

La exigencia del club era clara. Cualquier software que entrara tenía que servirle al socio y, al mismo tiempo, ser útil, práctico y ejecutivo para los coordinadores. Si cumplía una sola de las dos, no se iba a adoptar.

Se cargó la estructura del club por áreas y se pusieron QR en los espacios y equipos. Los pedidos entre áreas pasaron a ser tickets, con área, responsable, estado y fecha. Los equipos de sala y de las instalaciones quedaron con ficha e historial, para saber cuántas veces rompió cada máquina y cuántas veces se reparó.

Hoy el club tiene la información centralizada y reportes directos de cada proceso. Cuánto demora, si está atendido, quién lo atendió y en cuánto se resolvió. Con eso, cada director de área puede reorganizar a su equipo con datos de cuánto lleva cada trabajo.

El beneficio final es del socio. Con el equipamiento reparado a tiempo, la experiencia en el club es mejor, y eso sin la herramienta no era posible.