Software de mantenimiento para oficinas, coworks y edificios
Pisos, salas, áreas comunes e instalaciones en un solo software de mantenimiento para oficinas y edificios. Usuarios y personal reportan con un QR, facilities resuelve desde el celular y todo queda registrado.
El usuario escanea y reporta
Con foto, desde la sala, sin instalar nada.
Facilities lo resuelve
Lo ve en el celular y lo cierra con foto y hora real.
Queda en la ficha del espacio
Historial y próximo control de cada instalación.
Oficinas y edificios que ya gestionan su mantenimiento con OptiTask
El problema
Lo que pasa hoy en una oficina o un cowork
Cada incidencia llega por un canal distinto
Un mail a recepción, un mensaje a facilities, un comentario en el pasillo. Sin un canal único nadie sabe qué está pendiente ni quién lo tiene, y el mismo problema se reporta tres veces.
Proveedores externos sin seguimiento
Limpieza, aires, ascensores y seguridad los hacen empresas distintas. Cada una reporta a su manera y nadie tiene la foto completa de qué se hizo y cuánto costó.
Salas de reunión que fallan en la reunión
La pantalla no conecta, el aire no enfría o falta una silla, y se descubre con el cliente adentro. Nadie lo reportó antes porque no había dónde hacerlo.
Sin datos para renegociar contratos
Cuando toca renovar con un proveedor, no hay registro de tiempos de respuesta ni de incidencias. Se negocia a ciegas y se paga lo mismo sin saber si el servicio mejoró.
La solución
Cómo lo resuelve OptiTask, facility management sin planillas
Tickets por QR por piso, sala y área común
Cada sala, piso y área tiene su cartel con QR. Cualquier usuario del edificio lo escanea, describe el problema con foto y el ticket llega a facilities con la ubicación exacta.
Preventivo de instalaciones y salas
Aires, ascensores, tableros, sanitarios y revisión de salas. Cada tarea con su periodicidad, su recordatorio y su responsable, sea alguien del equipo o un proveedor.
Checklists de limpieza, rondas y salas
La ronda de apertura, la limpieza por piso y el control de salas pasan al celular. Cada registro queda con foto, hora y responsable, también cuando lo hace un proveedor.
Historial por espacio y por equipo
Cada sala y cada equipo con su historial completo. Incidencias, intervenciones propias y de proveedores, costo acumulado y próxima intervención programada.
Una oficina o un cowork es un servicio que se juzga en los detalles. La sala que funciona, el baño limpio, el aire a la temperatura correcta. Detrás hay varios proveedores, un equipo de facilities chico y cientos de usuarios que notan cada falla.
Sin sistema, las incidencias llegan por canales dispersos y el trabajo de los proveedores se controla por confianza. Cuando toca renovar un contrato o justificar el presupuesto, no hay datos.
Un CMMS ordena eso sin cambiar cómo trabaja el equipo. Los usuarios reportan con el QR de la sala, facilities y proveedores ven sus tareas en el celular y la administración tiene por primera vez tiempos de respuesta, incidencias y costos por piso.
Cómo se implementa en una oficina
Relevamiento
Relevamos pisos, salas, áreas comunes e instalaciones con vos, en el edificio o a distancia.
Carga y QR
Cargamos espacios y equipos, armamos las tareas preventivas y los checklists de cada sector, y se rotula con QR.
Capacitación por sector
Empezamos por facilities y proveedores, con videotutoriales de respaldo. En un mes está andando.
“Utilizamos OptiTask para la gestión de incidentes, limpieza y mantenimiento, y ha demostrado ser una herramienta sumamente potente para la administración operativa. La plataforma nos permite ajustar los equipos de trabajo según la demanda y mejorar la eficiencia general del servicio.”
Felipe PradaFacilities & Events Manager · QubikaOrganizaciones que ya lo usan
Lo que cambió en otras organizaciones
Caso de éxitoCómo el Club de Golf del Uruguay ordenó su mantenimiento con OptiTaskCaso de éxitoClub Biguá, del reporte manual a los tickets con trazabilidadPreguntas frecuentes
Lo que nos preguntan las oficinas
¿Los empleados pueden reportar?
Sí. Cualquier persona del edificio escanea el QR de la sala o del piso y reporta con foto, sin usuario ni app. En un cowork sirve igual para los miembros que cambian todos los meses.
¿Sirve para gestionar proveedores?
Sí. El proveedor de limpieza, aires o ascensores recibe y cierra sus tickets desde la misma plataforma, con foto y hora. Cuando toca renovar el contrato, tenés los tiempos de respuesta y las incidencias por escrito.
¿Funciona para varios pisos o edificios?
Sí. Cada piso, empresa o edificio ve lo suyo y la administración ve el total o filtra por sede, sin duplicar sistemas. Así lo usa Qubika.
¿Qué pasa con las salas de reunión?
Cada sala tiene su QR. Quien encuentra la pantalla sin conectar o el aire sin enfriar lo reporta en el momento, y la revisión periódica de salas se carga como tarea preventiva con checklist.
Propuesta a medida
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Elegimos juntos los módulos que necesitás y te pasamos un precio fijo mensual.
Precio fijo mensual
Sin cobro por usuario ni por cantidad de reportes.
Implementación sin costo
Relevamiento, carga inicial y capacitación del equipo.
Primer mes gratis
Con todos los módulos y sin permanencia mínima.
Tus datos son tuyos
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